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Grundregel bei Vorauszahlung
Ist im Mietvertrag eine Betriebskosten-Vorauszahlung für Heizung vereinbart (bei Ihnen 300 €/Monat), liegt die Beschaffung des Heizöls grundsätzlich beim Vermieter bzw. der Hausverwaltung. Der Vermieter muss die Beheizbarkeit sicherstellen – auch dann, wenn Sie einmal nicht zahlen sollten.
Abgerechnet wird am Jahresende der tatsächliche Verbrauch, nicht der Einkauf. Ihre 300 €/Monat sind eine Abschlagszahlung, die verrechnet wird.
Mögliches Wunsch-Szenario: selbst tanken
Bei einem allein vermieteten Haus (Ein-/Zweifamilienhaus) sind Sie und der Vermieter frei, das individuell zu vereinbaren. Möglich ist z. B. eine Nettokaltmiete von (zum Beispiel) 1.200 € + Selbstbeschaffung des Öls durch Sie.
Wichtig: Das ist eine Änderung des Mietvertrags und braucht das Einverständnis beider Seiten – einseitig geht es nicht. Am besten schriftlich als Nachtrag.
Die Formel
Anfangsbestand + Nachtankungen − Endbestand = Verbrauch
Eine Abrechnung, die nur die gekaufte Ölmenge ansetzt (also einfach „3.000 Liter getankt“), ohne Anfangs- und Endbestand zu dokumentieren, gilt in der Regel als nicht prüffähig. Der abgelesene Tankstand am Stichtag gehört üblicherweise dazu.
Welcher Preis? (FIFO)
Liegt Öl aus mehreren Lieferungen zu unterschiedlichen Preisen im Tank, gilt das First-in-First-out-Prinzip: Zuerst wird das ältere (oft günstigere) Öl verbraucht und abgerechnet. Der teurere Rest bleibt als Bestand liegen.
Der Restbestand am Jahresende wird bewertet und ins nächste Jahr vorgetragen – er darf Ihnen nicht als „verbraucht“ berechnet werden.
Besonderheit Einfamilienhaus: Heizkostenverordnung
Die Heizkostenverordnung (mit der 50–70 %-Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten und Pflicht zu Wärmezählern) greift dort, wo eine zentrale Heizung mehrere Nutzer versorgt und der Verbrauch verteilt werden muss. Bewohnen Sie das gesamte Haus allein, gibt es nichts zu verteilen: Sie tragen 100 % des tatsächlichen Heizverbrauchs. Eine aufwändige Verteilerschlüssel-Rechnung entfällt – dafür ist die saubere Tankstand-Dokumentation umso wichtiger.
Grundsteuer
Die Grundsteuer ist eine „öffentliche Last des Grundstücks“ und nur dann umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag als Betriebskosten vereinbart ist (wenn „Betriebskosten“ als umlagefähig vereinbart sind). Dann darf sie – meist einmal jährlich über die Nebenkostenabrechnung – auf Sie umgelegt werden.
Bei Inklusiv-/Bruttomiete ist eine separate Umlage nicht zulässig. Prüfen Sie Ihren Vertrag: Steht dort nichts zur Grundsteuer, kann sie nicht nachträglich auf Sie abgewälzt werden.
Was gehört sonst noch dazu?
Über die Heizkosten hinaus können – bei entsprechender Vereinbarung – u. a. anfallen:
- Grundsteuer (siehe links)
- Wasser / Abwasser, Niederschlagswasser
- Müllabfuhr, Straßenreinigung
- Gebäudeversicherung (Wohngebäude, Haftpflicht)
- Schornsteinfeger, Heizungswartung
- ggf. Gartenpflege, Betriebsstrom
Fristen & Ablauf (übliche Praxis)
- 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung bei Ihnen sein. Danach kann der Vermieter i. d. R. keine Nachzahlung mehr verlangen (ein Guthaben müsste er aber weiter auszahlen).
- Sie haben ab Zugang 12 Monate Zeit, inhaltliche Einwendungen zu erheben.
- Belegeinsicht sollten Sie zeitnah (Faustregel ~30 Tage) verlangen.
Pflichtangaben einer prüffähigen Abrechnung
- Abrechnungszeitraum & Objekt/Nutzer
- Zusammenstellung der Gesamtkosten je Position
- Anfangs- und Endbestand des Öltanks + Nachtankmengen
- errechneter Verbrauch und angesetzter Preis
- Verteilerschlüssel (bei Ihnen: 100 %)
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
- klar ausgewiesenes Ergebnis (Nachzahlung/Guthaben)
Diese Unterlagen sollte die Hausverwaltung vorhalten und Ihnen auf Verlangen zur Einsicht in die Originalbelege zeigen. Abhaken, was Ihnen vorliegt:
Variante A · Sie tanken selbst
- Volle Flexibilität: Sie tanken, wenn der Ölpreis günstig ist
- Keine jährliche Heizkosten-Nachzahlung, keine Abschläge
- Klare Kosten: z. B. 1.200 € Kaltmiete + Ihre Öl-Rechnungen
- Umstellung des Mietvertrags nötig (Zustimmung Vermieter)
- Vorfinanzierung: eine Tankfüllung kann 3.000–4.000 € kosten
- Restöl-Frage beim Auszug 2028 vertraglich regeln
Variante B · Verwaltung tankt (Status quo)
- Kein eigener Aufwand, keine Vorfinanzierung
- Ggf. Sammelbestellung/größeres Volumen → evtl. etwas besserer Preis
- Sie zahlen den vom Vermieter gewählten Preis/Zeitpunkt
- Jährliche Abrechnung + mögliche Nachzahlung
- Weniger Transparenz, Belegeinsicht nötig
„Sehr geehrte Damen und Herren, wir würden die Heizöl-Versorgung des Hauses [Ihre Adresse] gerne selbst übernehmen, um flexibel bei günstigen Ölpreisen tanken zu können. Wir schlagen vor, die Miete auf die Nettokaltmiete von 1.200 € umzustellen und die Ölbeschaffung sowie Heizungswartung im beiderseitigen Einvernehmen neu zu regeln. Alternativ bitten wir für die bisherige Handhabung um eine prüffähige Jahresabrechnung mit Anfangs- und Endtankstand sowie Belegeinsicht. Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie über andere Objekte ein größeres Abnahmevolumen bündeln, von dem wir profitieren könnten.“
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Zählerstände
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Zwei Wege zum Wert
Am genauesten ist der Messbetrag von Ihrem Bescheid × Hebesatz. Ohne Bescheid liefert die Bodenrichtwert-Schätzung eine Hausnummer (vor allem in Bodenwert-Ländern).
Was Sie prüfen sollten
Ob die Grundsteuer überhaupt umgelegt werden darf, hängt von der Vereinbarung im Mietvertrag ab („Betriebskosten"). Den exakten Jahresbetrag entnehmen Sie dem Grundsteuerbescheid.